حيل الأتمتة في المملكة المتحدة: وفر 20 ساعة أسبوعيًا باستخدام سير عمل بسيطة

هل سبق لك أن وجدت نفسك تقضي فترة ما بعد الظهر بأكملها في مهام إدارية متكررة ومملة؟ بصراحة، لقد فعلت ذلك مرات عديدة لا تُحصى، خاصةً في عام ٢٠١٨ عندما كان صندوق الوارد لديّ فوضويًا لا يُقهر. إليك ما لا يعترف به معظم المهنيين البريطانيين في فعاليات التواصل الرسمية: نحن مهووسون بإيجاد طرق أذكى لإنجاز العمل، ويفضل أن يكون لدينا وقت كافٍ لتناول الكعكة واستراحة شاي مناسبة. هل يبدو الأمر مألوفًا؟ في هذه الأيام، أصبحت الأتمتة السلاح غير السري في مجموعة أدوات الأعمال البريطانية، وأصبحت النتائج يصعب تجاهلها. ولكن قبل أن نتعمق، إليك فكرة: ماذا لو لم يكن توفير ٢٠ ساعة أسبوعيًا مجرد خيال من وادي السيليكون، بل حقيقة بسيطة وقابلة للتكرار يمكن تحقيقها في قلب كل مكتب أو مساحة عمل منزلية في المملكة المتحدة؟

كثيرًا ما يسألني زملائي - من مختلف القطاعات، من فرق هيئة الخدمات الصحية الوطنية إلى شركات التكنولوجيا المالية الناشئة - عن معنى "الأتمتة" الحقيقي في سياق المملكة المتحدة. هل هي الروبوتات؟ أم البرمجيات؟ أم هي مجرد استخدام ذكي لجداول البيانات؟ غالبًا ما تجمع هذه المفاهيم الثلاثة، مع لمسة من الواقعية البريطانية التقليدية، مع بعض الأخطاء العرضية التي تُضاف إلى التجربة. لقد تغيرت الأمور جذريًا بعد خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي، عندما أصبحت الكفاءة التشغيلية، بالنسبة للكثيرين، عاملًا حاسمًا في استمرارية الأعمال اليومية. تحول التركيز من مشاريع التحول الرقمي الكبيرة (مثل تركيبات SAP بملايين الجنيهات) إلى حلول بسيطة تركز على الإنسان، ويمكن لأي فرد في الفريق تنفيذها.1.

ماذا يعني الأتمتة للمحترفين في المملكة المتحدة

لنوضح الأمر مُسبقًا: "الأتمتة" في مكاتب المملكة المتحدة لا تعني (عادةً) روبوتًا يُحضر لك الكابتشينو المُحضّر يدويًا. بل غالبًا ما تتعلق بسير عمل رقمي بسيط وقابل للتكرار. لقد وجدتُ، من خلال خبرتي في إدارة المشاريع من بريستول إلى ليدز، أن السر يكمن في تحديد العمليات التي تُنفّذها بنفس الطريقة خمس مرات أسبوعيًا. إدخال البيانات، ورسائل البريد الإلكتروني لمتابعة العملاء، وإعداد التقارير، وجدولة التقويم - كلها مجالات أساسية للأتمتة. عادةً لا نبدأ بالذكاء الاصطناعي المُتطور، بل بأدوات بسيطة قائمة على القواعد: مثل Microsoft Power Automate، وZapier، وIFTTT، أو حتى وظائف Google Sheets الذكية.2.

ما الذي يُربك الناس حقًا؟ الاعتقاد بأن الأتمتة عالية التأثير تتطلب برمجة، ودعمًا تقنيًا ضخمًا، أو استشاريين مُكلفين. في بداياتي في مجال الاستشارات، كنتُ سأصدق هذا الاعتقاد - مُفترضًا أن "المواطنين الرقميين" فقط هم من يستطيعون بالفعل إنجاز مهام سير العمل الموفرة للمهام. الحقيقة هي أن معظم الوقت الأسبوعي المُوفر (نعم، قد يصل إلى 20 ساعة للبعض) يأتي من حيل بسيطة للغاية يُمكن لأي شخص إتقانها بعد فيديو واحد على يوتيوب أو ندوة إلكترونية وقت الغداء.

الإثبات والفوائد والبيانات

فكر في هذا: وفقًا للدراسات الحديثة، حقق أكثر من 75% من الشركات في المملكة المتحدة في عام 2024 مكاسب قابلة للقياس في الكفاءة باستخدام أتمتة سير العمل البسيطة3وفي الوقت نفسه، أظهرت التقارير الحكومية أن الشركات المتوسطة (20-250 موظفًا) وفرت في المتوسط 17.2 ساعة عمل أسبوعيًا لكل فريق من خلال الأتمتة البسيطة المعتمدة أثناء التحولات الهجينة.4بالمناسبة، هذه ليست مجرد شركات تقنية، بل محاسبين، وموظفي الموارد البشرية، والمعلمين، وحتى المسؤولين عن الخدمات الصحية الوطنية.

فيما يلي جدول يلخص المدخرات في العالم الحقيقي، وهو مأخوذ من معايير المقارنة الصناعية الحديثة في المملكة المتحدة:

دعونا نستوعب هذه البيانات للحظة. نحن لا نتحدث عن شركات ناشئة ناشئة؛ هذه شركات بريطانية رئيسية ومكاتب في القطاع العام، بعضها يضم فرقًا تقنية، ومعظمها بدونها. نعم، هذه الأرقام تُشير إلى زيادات حقيقية في الرواتب، وإجازات أطول، وإرهاق أقل.5.

الحيل الأساسية: أمثلة واقعية من المملكة المتحدة

هنا يصبح الأمر عمليًا - وفي الواقع، بريطانيًا تمامًا. تميل الأتمتة في المملكة المتحدة إلى تجنب التصريحات الكبيرة والتركيز على "إنجاز العمل بشكل أسرع وبجهد أقل". أتذكر العمل مع شركة توظيف متوسطة الحجم في مانشستر خلال موجة التوظيف التي أعقبت الجائحة. ما هو التحدي الذي واجهوه؟ فرز مئات السير الذاتية أسبوعيًا، وتحديث جداول البيانات يدويًا، وإرسال رسائل بريد إلكتروني متطابقة للمقابلات. لم يكن الحل ذكاءً اصطناعيًا مكلفًا - بل كان مزيجًا من قواعد Outlook وتدفقات Power Automate وتكاملات Google Sheets التي يمكن لأي شخص في الفريق تعديلها. في غضون شهر، استعادوا أكثر من 22 ساعة عمل للموظفين أسبوعيًا وبدأوا في تدوير المشروبات الاحتفالية أيام الجمعة. هل سارت الأمور على ما يرام؟ لم يكن الأمر كذلك في البداية. كانت هناك أخطاء، ورسائل بريد إلكتروني غير مصنفة، حتى أنه تم إرسال رسائل رفض آلية إلى عملاء VIP عن طريق الخطأ. عفوًا - لقد تعلمنا درسًا.

دعونا نستعرض بعض سير عمل الأتمتة اليومية التي تستخدمها فرق المكاتب والفرق البعيدة في المملكة المتحدة، حسب مستوى التعقيد:

1. إدارة البريد الإلكتروني: قم بإعداد القواعد في Outlook أو Gmail لفرز الرسائل الشائعة أو الرد عليها تلقائيًا أو إعادة توجيهها (مثل أسئلة العملاء وتأكيدات الفواتير).
2. تنسيق التقويم: استخدم أدوات مثل Calendly أو Google Calendar لجدولة الاجتماعات المتكررة تلقائيًا، وإرسال التذكيرات، ومنع الحجز المزدوج.
3. إعداد التقارير عن البيانات: قم بإنشاء وحدات ماكرو Excel أو تدفقات Zapier التي تسحب البيانات تلقائيًا من النماذج إلى التقارير بحلول الساعة الرابعة مساءً كل يوم جمعة.
4. مشاركة المستندات: أتمتة عمليات التحميل والإخطار وحتى التحكم في الإصدارات في Microsoft Teams أو محركات الأقراص المشتركة.
5. المنشورات التلقائية على وسائل التواصل الاجتماعي: استخدم Buffer أو Hootsuite لنشر قوائم الوظائف وأخبار الشركة، مما يوفر لمساعد التسويق وقتًا بعد ظهر يوم الثلاثاء.

كل واحدة من هذه الحيل توفر في المتوسط ما بين 4 إلى 8 ساعات لكل سير عمل أسبوعيًا، حتى بالنسبة للفرق الصغيرة7.

خطوة بخطوة: البدء بدون شهادة في تكنولوجيا المعلومات

بصراحة، عندما شغّلتُ أول سير عمل آلي لي عام ٢٠١٤، شعرتُ بتوتر أكبر مما شعرتُ به عندما قدّمتُ أطروحتي للماجستير. قد يتساءل أي شخص: "لستُ تقنيًا بما يكفي". في الواقع، دعوني أوضح - ما زلتُ لستُ مبرمجًا، ومعظم المحترفين ليسوا كذلك. إليكم تسلسلًا خطوة بخطوة، مع محادثات حقيقية (وتصحيحات) من الحياة العملية البريطانية:

1. أدرج ثلاث مهام تُكرّرها أسبوعيًا. (تخطيط قائمة الغداء يُحتسب!)
2. جوجل "كيفية أتمتة اسم المهمة"—من المحتمل أن يكون هناك دليل إرشادي لأدوات المملكة المتحدة مثل Power Automate أو Zapier.
3. اختبر بمهمة واحدة. لا تُجرّب خمس عمليات أتمتة في آنٍ واحد، فهذا خطأ شائع للمبتدئين.
4. توقع التراجع. من المرجح أن تُؤتمت الشيء الخطأ أولاً.
5. شارك مع زميلك، واحصل على ملاحظاتك، وعدّل. ثقافة العمل البريطانية تُحبّذ التعاون.

توقف هنا وفكّر في آخر خميس لك. ما هي المهمة التي ستؤتمتها لاحقًا لو تجرأت على تجربتها؟

وجهات نظر الصناعة والحكايات الشخصية

لأكون صريحًا تمامًا، أحيانًا، تأتي أكبر إنجازات الأتمتة في مسيرتي المهنية من زملاء غير متخصصين في التكنولوجيا. على سبيل المثال، اكتشف مدير مالي في ليفربول كيفية ربط Xero وGoogle Drive برابط Zapier بسيط، مما وفر 7 ساعات عمل للموظفين من تقارير نهاية الفترة الشهرية. ووفقًا لتقرير صادر عن معهد المستقبل، يعتقد 90% من موظفي الإدارة في المملكة المتحدة أن أتمتة سير العمل لديهم تقلل بشكل مباشر من الإرهاق وتجعل وظائفهم أكثر متعة.10ما يلفت انتباهي هو التغيير العاطفي - يشعر الناس بمزيد من التحكم، وتصبح محادثات الفريق أقل توتراً، وينخفض "الانسحاب من العمل بسبب الغضب" إلى الصفر تقريبًا.

الأتمتة لمختلف الأدوار المهنية في المملكة المتحدة

دعوني أتراجع قليلاً وأضع هذا في سياقه - يختلف سير عمل المحامي في لندن عن إدارة مدرسة في كورنوال. ومع ذلك، تبقى مبادئ الأتمتة الأساسية قائمة. كلما استمعتُ أكثر (وقد أجريتُ مقابلات مع الجميع، من ممرضات هيئة الخدمات الصحية الوطنية إلى مديري متاجر التجزئة)، ازدادت وضوحًا: السياق المحلي والدور الوظيفي مهمان بقدر أهمية الأدوات التي تستخدمها.11.

• الفرق القانونية: مراجعة المستندات مع وضع علامة تلقائية لتحديثات العقود - عادةً باستخدام Outlook وAutomate.io. قال لي أحد مسؤولي الامتثال: "لم أتخيل يومًا أنني سأثق بروبوت يتعامل مع مستندات حساسة زمنيًا. الآن، لن أعود".
• مسؤولو الرعاية الصحية: تذكيرات عبر الرسائل النصية القصيرة لمواعيد المرضى يتم إرسالها من خلال Zapier - مما يقلل تراكم المكالمات الهاتفية إلى النصف.
• التجزئة: تحديثات المخزون، وملخصات البريد الإلكتروني للمبيعات الأسبوعية عبر جداول بيانات Google وOutlook.
• مستشارو التوظيف: استقبال السيرة الذاتية، نشر الوظائف على LinkedIn، تنبيهات Slack للتطبيقات العاجلة.
• التعليم: التسجيل الآلي والتصحيح وتقارير الحضور من خلال منصات متكاملة (SIMS، Google Workspace).

لننتقل الآن إلى الأنماط الموسمية. خلال فترة الضرائب في المملكة المتحدة أو دورات القبول الأكاديمي، غالبًا ما تُحدث الأتمتة البسيطة فرقًا بين السهر والانتهاء المبكر. هل يعاني أي شخص آخر من "ذعر نهاية الفصل الدراسي"؟ الأتمتة التي تُجدول رسائل البريد الإلكتروني أو التقارير دفعةً واحدة تعني أن الموظفين يمكنهم الانتهاء في الوقت المحدد، وربما حتى الخروج مبكرًا لتناول السمك والبطاطا المقلية. المكافأة المعنوية حقيقية.

معالجة الشكوك: هل تسرق الأتمتة الوظائف؟

قلقٌ شائع: "ألن تُلغي الأتمتة وظيفتي؟" سمعتُ هذا في كل استراحة قهوة منذ عام ٢٠١٥. إليكم وجهة النظر الصادقة: عند التعامل مع الأتمتة بوعي، تحافظ على الوظائف من خلال الحفاظ على تنافسية الشركات.13وفقًا لمسح أجرته صحيفة فاينانشيال تايمز، زاد عدد موظفي الشركات البريطانية التي تدمج أتمتة سير العمل الأساسية بمقدار 11% في عامين، بينما تقلص عدد الموظفين الذين يعتمدون فقط على الأساليب اليدوية بمقدار 4%14.

في الواقع، يكمن الخطر الرئيسي في عدم الأتمتة مبكرًا بما يكفي. كنت أخشى أن تؤدي الأخطاء إلى فقدان الوظائف، لكن برؤية فرق العمل البريطانية الناضجة اليوم، يتضح جليًا: الخطأ الحقيقي هو التشبث بالعمل الشاق بينما يتقدم المنافسون.

حسنًا، لنعد قليلًا. إذا كنت جديدًا وتشعر بالإرهاق، فإليك سؤال: ما هي مهمة العمل التي تكرهها ولا تضيف أي قيمة؟ ابدأ من هنا.

اقتباسات الخبراء: التحول في الممارسة

لا تُحقق جميع عمليات الأتمتة الأرقام المعلن عنها. في الواقع، أُراجع هذه النقطة - أحيانًا سحر تكمن في البيانات غير الواضحة وليس في البيانات الصرفة: معدلات خطأ منخفضة، وردود فعل أفضل من الزملاء، وطاقة متبقية للمزاح في المكتب يوم الجمعة15.

تأمين استراتيجية الأتمتة الخاصة بك للمستقبل

بالنظر إلى المستقبل، سيزداد تشابك المشهد المهني في المملكة المتحدة مع أتمتة سير العمل البسيطة. لماذا؟ بسبب ميزانيات أقل، وجداول عمل مختلطة متزايدة، واتجاهات وطنية نحو تطوير المهارات الرقمية. كلما زادت مرونة استراتيجيتك، قلّت الصعوبات التي تواجهها عند مواجهة أدوات وتحديات جديدة (مثل الامتثال القانوني للذكاء الاصطناعي، أو تحولات خصوصية البيانات، أو ضغوط التدقيق المالي) على مكتبك.16.

إليكم ما تعلمته: أفضل أتمتة هي تلك التي تتسم بالمرونة والمواكبة للمستقبل، وتعتمد على التفكير في العمليات أكثر من أي تقنية منفردة. حافظ على سير عملك معياريًا - قابلًا للتوصيل والتشغيل الفوري مع تطور المنصات. راجع بانتظام ما يجري، وأشرك الموظفين المبتدئين والمسؤولين للحصول على أفكار جديدة، والأهم من ذلك، لا تتوقف أبدًا عن السؤال: "هل هذا لا يزال يوفر الوقت؟"

شارك واتصل

الخلاصة: الجانب الإنساني للأتمتة

باختصار، يُبْرِزُ المتخصصون في المملكة المتحدة بهدوءٍ الطريقَ نحو أتمتةٍ يوميةٍ قابلةٍ للتحقيق. انسَ الضجيجَ - لا حاجةَ لروبوتات، فقط رغبةٌ في التعلم، وجرعةٌ من الفكاهة البريطانية، والشجاعةُ لتصحيح المسار عند إرسال بريدٍ إلكترونيٍّ خاطئٍ في الساعة 5:35 مساءً. لقد تطوّرتُ من مُتشكِّكٍ في الأتمتة إلى مُبشِّرٍ بها بالطريقةِ الصعبة. بصراحة، أعتقدُ أنَّ المستقبلَ سيكونُ أكثرَ إشراقًا - وأكثرَ تفاؤلًا - عندما نتركُ التكنولوجيا تُديرُ الأمورَ ونُوَفِّرُ عقولَنا للتفكيرِ العميق.

قبل إغلاق هذه علامة التبويب، اسأل نفسك: ماذا ستفعل بـ 20 ساعة إضافية في الأسبوع المقبل؟