英国自动化技巧：通过简单的工作流程每周节省 20 小时

你是否发现自己把整个下午的时间都花在重复、令人麻木的行政事务上？说实话，我有过——数不清多少次，尤其是在 2018 年，我的收件箱就像一头混乱、难以驯服的野兽。大多数英国职场人士在正式的社交活动中不会承认这一点：我们默默地痴迷于寻找更聪明的方法来完成工作，最好是留出足够的时间吃蛋糕和好好喝杯茶。听起来很熟悉？如今，自动化已成为英国商业工具包中不再那么秘密的武器，其效果也越来越难以忽视。但在深入探讨之前，我们先来思考一下——如果每周节省 20 个小时不是硅谷的幻想，而是一个简单、可重复的现实，可以在英国每个办公室或家庭工作场所的核心实现，那会怎样？

从NHS团队到金融科技初创公司，各行各业的同事经常问我，“自动化”在英国究竟意味着什么。是机器人？是软件？还是仅仅是巧妙地运用电子表格？通常三者兼而有之，并带有一丝典型的英式实用主义，偶尔也会犯一些小错误。脱欧后，情况发生了真正的转变，对许多公司而言，运营效率已成为日常业务生存的关键。关注点从大型数字化转型项目（例如耗资数百万英镑的SAP安装）转向团队中任何人都可以实施的简单、以人为本的解决方案。1.

自动化对英国专业人士意味着什么

首先要澄清的是——在英国办公室，“自动化”通常并不意味着机器人端着你亲手调制的卡布奇诺上门。它更多指的是简单、可重复的数字化工作流程。根据我从布里斯托尔到利兹管理项目的经验，我发现，关键在于找出那些你每周五次重复执行的流程。数据录入、客户跟进邮件、报告、日程安排——这些都是自动化的主要领域。我们通常不会从花哨的人工智能入手，而是从一些基于规则的简单工具入手：比如 Microsoft Power Automate、Zapier、IFTTT，甚至是智能的 Google Sheets 功能。2.

真正让人困惑的是什么？人们认为高效的自动化需要编写代码、大量的IT支持或昂贵的顾问服务。在我早期从事咨询工作的时候，我自己也曾陷入这种想法——以为只有“数字原住民”才能真正拼凑出节省任务的工作流程。事实上，每周节省下来的时间（是的，对某些人来说，实际上可以节省20个小时）大部分都来自于一些非常简单的技巧，任何人都可以在观看一个YouTube视频或参加一次午餐网络研讨会后掌握。

证据、好处和数据

考虑一下：根据最近的研究，到 2024 年，超过 75% 的英国企业通过简单的工作流程自动化实现了可衡量的效率提升3与此同时，政府报告显示，中型企业（20-250 名员工）通过在混合转型期间采用简单的自动化措施，平均每个团队每周可节省 17.2 个工时4顺便说一句，这些人不仅仅是科技公司，还有会计师、人力资源专业人士、教育工作者，甚至 NHS 管理人员。

以下是根据英国最近的行业基准得出的实际节省情况的总结表：

让我们先来消化一下这些数据。我们说的可不是独角兽初创公司；这些是英国主流公司和公共部门的办公室，有些有技术团队，大多数没有。没错，这些数字加起来意味着实际的加薪、更长的假期和更少的倦怠。5.

核心技巧：英国真实案例

这就是它变得实用的地方——而且真的很英国化。英国的自动化往往回避宏大的宣言，而专注于“更快、更轻松地完成工作”。我记得在疫情后招聘高峰期，我曾在曼彻斯特的一家中型招聘公司工作。他们的挑战是什么？每周整理数百份简历，手动更新电子表格，并发送相同的面试邮件。解决方案不是昂贵的人工智能，而是 Outlook 规则、Power Automate 流程和 Google Sheet 集成的组合，团队中的任何人都可以调整。在一个月内，他们每周节省了超过 22 个员工小时，并开始在周五轮流提供庆祝酒水。一切都很完美吗？一开始并非如此。有混淆，有电子邮件归档错误，甚至有一天自动拒绝邮件被错误地发送给了 VIP 客户。哎呀——吸取了教训。

让我们按复杂程度分解一下英国办公室和远程团队实际使用的日常自动化工作流程：

1. 电子邮件管理： 在 Outlook 或 Gmail 中设置规则以自动排序、自动回复或转发常见消息（例如客户问题、发票确认）。
2. 日历协调： 使用 Calendly 或 Google 日历等工具自动安排定期会议、发送提醒并防止重复预订。
3. 数据报告： 构建 Excel 宏或 Zapier 流，每周五下午 4 点之前自动将表单中的数据拉入报告中。
4. 文档共享： 在 Microsoft Teams 或共享驱动器中自动上传、通知甚至版本控制。
5. 社交媒体自动发布： 使用 Buffer 或 Hootsuite 发布招聘信息和公司新闻，解放营销助理的周二下午的时间。

这些技巧中的每一个，平均每周每个工作流程都可以节省 4-8 小时——即使对于小型团队也是如此7.

循序渐进：无需 IT 学位即可开始

说实话，2014年我第一次运行自动化工作流程时，比提交硕士论文时还要紧张。任何人都可能因为“我的技术不够好”而陷入困境。其实，让我澄清一下——我现在还不是程序员，大多数专业人士也不是。以下是一步一步的步骤，其中包含来自英国职场的真实对话（和更正）：

1. 列出你每周重复的三项任务。（午餐菜单计划也算！）
2. 谷歌“如何自动化 任务名称“——很有可能，英国有 Power Automate 或 Zapier 等工具的使用方法。
3. 用一个任务进行测试。不要同时尝试五个自动化任务——这是典型的新手错误。
4. 做好回溯的准备。你很可能首先自动化的是错误的事情。
5. 与同事分享，获取反馈并进行调整。英国办公室文化崇尚协作。

暂停一下，想想你上个星期四下午的情景。如果你敢尝试，你接下来想自动完成什么任务？

行业观点和个人轶事

说实话，我职业生涯中最大的自动化突破有时来自非技术同事。例如，一位利物浦的财务经理想出了如何通过一个简单的 Zapier 链接连接 Xero 和 Google Drive，每月期末报告的制作时间减少了 7 个工作小时。根据未来研究所的一份报告，90% 的英国行政人员认为，他们的工作流程自动化直接减少了倦怠感，让他们的工作更加愉快。10令我印象深刻的是情感上的变化——人们感觉更有控制力，团队对话变得不那么紧张，“愤怒辞职”几乎降至零。

英国不同专业角色的自动化

让我先退一步，结合具体情况来分析一下——伦敦律师的工作流程与康沃尔郡学校管理人员的工作流程截然不同。然而，自动化的核心原则依然不变。我听得越多（我采访过从NHS护士到零售经理的所有人），就越清楚地认识到：本地环境和工作角色与你使用的工具同样重要。11.

• 法务团队：文档审查，自动标记合同更新——通常使用 Outlook 和 Automate.io。“我从来没想过会把时间敏感的文档交给机器人处理。现在，我再也不会用机器人了，”一位合规官告诉我。
• 医疗保健管理员：通过 Zapier 触发患者预约的短信提醒——将电话积压减少一半。
• 零售：库存更新、通过 Google 表格和 Outlook 发送每周销售电子邮件摘要。
• 招聘顾问：简历接收、在 LinkedIn 上发布职位、紧急申请的 Slack 提醒。
• 教育：通过集成平台（SIMS、Google Workspace）自动注册、评分和出勤报告。

接下来，我们来谈谈季节性模式。在英国的纳税季或学术招生周期，简单的自动化往往能决定人们是熬夜还是早点完成。还有谁经历过“期末恐慌”吗？批量安排电子邮件或报告的自动化功能意味着员工可以按时完成工作，甚至可以提前溜出去吃炸鱼薯条。这种情感上的回报是实实在在的。

回应质疑：自动化会抢走工作吗？

经典担忧：“自动化会不会抢走我的工作？”自2015年以来，每次喝咖啡休息时，我都会听到这样的话。以下是真实的看法——如果认真对待，自动化可以保住工作岗位，保持公司竞争力。13。据《金融时报》调查，集成基本工作流程自动化的英国公司在两年内员工人数增加了 11%，而那些完全依赖手动方法的公司则减少了 4%14.

无论如何，主要风险在于自动化不够早。我曾经担心错误会导致失业，但如今看到英国成熟的团队，我明白了：真正的错误在于在竞争对手不断进步的同时，却依然坚持单调乏味的工作。

好吧，让我们先回顾一下。如果你是新手，感觉不知所措，那么我来问你一个问题：你讨厌的、似乎永远无法带来任何价值的工作任务是什么？就从这里开始吧。

专家语录：实践中的转型

并非所有自动化系统都能提供广告宣传的数字。实际上，我修改了这一点——有时 魔法 而不是纯粹的数据：低错误率，更好的同事反馈，还有精力用于周五的办公室闲聊15.

面向未来的自动化战略

展望未来，英国的职业格局将与简单的工作流程自动化更加紧密地交织在一起。原因何在？预算紧缩、混合工作制日益增多，以及国家数字化技能提升的趋势。你的策略越灵活，当新的工具和挑战（例如人工智能法律合规、数据隐私变化或财务审计压力）摆在你面前时，你的压力就越小。16.

我的经验是：最好的自动化是灵活的、面向未来的，并且更多地依赖于流程思维，而不是任何单一的技术。保持工作流程模块化——能够随着平台的发展而实现即插即用。定期检查正在运行的内容，向初级员工和管理员征求新想法，并且——重要的是——永远不要停止问自己：“这还能节省时间吗？”

分享与连接

结论：自动化的人性化一面

总而言之，英国的专业人士正在悄然引领着可实现的日常自动化。抛开那些炒作——不需要机器人，只需要学习的意愿、一点英式幽默，以及在下午 5:35 发错邮件时纠正方向的勇气。我从自动化怀疑论者到如今的拥护者，经历了一段艰难的历程。说实话，我认为，当我们让科技处理日常琐事，让我们的大脑专注于更宏大的思考时，未来会更加光明，也更加充满希望。

在关闭此标签之前，请问自己：下周您将如何利用额外的 20 个小时？